Sain viime viikolla suoraa palautetta lähipiiristäni. Olin keskeyttänyt toisen puheenvuoron puhumalla hänen puheensa päälle. Todellakin epäkohteliasta! Kiitin kommentista, ja jäin pohtimaan, mistä se voisi olla peräisin. Kerta ei kuitenkaan ollut ensimmäinen tai poikkeuksellinen.
Selittelin, kuinka amerikkalaisessa kulttuurissa toinen aloittaa puheen jo edellisen puhujan viimeisen sanan kohdalla. Jos suomalaisessa kulttuurissa jäät odottamaan sen totutun kolmen sekunnin hiljaisuuden verran, et tule koskaan saamaan puheenvuoroa. Pitää siis olla nopea tarttumaan tilaisuuksiin.
Olen siis kasvanut erilaisten työkulttuurien myötä sekä nopeammaksi että rohkeammaksi ottamaan sen vuoroni. Kuitenkaan tätä ei koskaan pitäisi jättää yksilön harteille, vaan palavereissa tulisi olla myös yhdessä sovitut toimintatavat. Introvertit ja päässään pidempään pohtivat eivät muutoin pääse tuomaan kiteytyksiään ja huomioitaan oikealla hetkellä esiin. Etenkin etäpalavereissa sen oikean hetken aistiminen on paljon vaikeampaa. Linjoissa on aina vähän viivettäkin. Toisissa palavereissa ”nosta käsi”-nappulan käyttö toimii, toisissa yritetään kameran edessä heilutella kättä huomion saamiseksi.
Aivotutkija Minna Huotilainen pohtii kirjassaan Aivosi tarvitsevat tauon (Tuuma-kustannus 2021) sitä, kuinka ”Multitaskaus alkaa, kun taukoa ei kuulu”. Minä puolestani pohdin ajatusta: ”Keskeyttäminen alkaa, kun puheenvuoroa ei saa.”
On siis varmistettava se, että jokainen saa puheenvuoron. Emme voi jättää tätä sen varaan, että ulospäinsuuntautuneemmat muistaisivat tämän innostuksensa keskellä, vaan on luotava rakenteita ja toimintaohjeita, joita on toistuvasti noudatettava aluksi, jotta uusi tapa pääsee syntymään. Tunnen monia ekstroverttejä, jotka välillä ovat hyvin tiedostavia ja antavat hyvin tilaa muille puhua, ja ymmärrän kyllä, että puhuminen on tapa ajatella ääneen. Kuitenkin jos isompi porukka on koolla ja monen arvokasta työaikaa pitäisi mahdollisimman fiksusti hyödyntää, niin että se olisi hyödyllistä.
Parhaiten palavereista saa hyödyn irti, kun huomioi seuraavat asiat. Tässä on hieman muitakin, kuin puheenvuoron jakamiseen liittyviä tärkeitä kysymyksiä pohdittavaksi:
Mikä on palaverin tarkoitus? Onko varattu aika siihen sopiva ja oikeat henkilöt paikalla? Onko selvää, puhutaanko operatiivisista asioista vai kehittämisestä ja uusista ideoista ja näkemyksistä? Onko kyseessä vapaamuotoinen tiimin ”kahvihetki”, vai tärkeistä asioista keskustelu?
Mitkä ovat ne tärkeimmät asiat, jotka tässä varatussa ajassa pystymme realistisesti käsittelemään?
Onko agenda, aikataulu ja päätettävät asiat lähetetty jo etukäteen osallistujille?
Miten huolehdimme puheenvuorojen jakamisesta (etenkin etänä)? Miten rajaamme yhden puheenvuoron pituuden? Ketkä huolehtivat siitä, ettei kukaan ylitä tätä aikaa?
Mitkä ovat jatkotoimenpiteet? Ketkä ovat vastuussa seuraavista askeleista ja milloin ne tulevat valmiiksi? Miten etenemistä seurataan?
Miksi sitten osallistaminen on niin tärkeää? Toisinaan kuulee vetäjän sanovan, että ”kun ne jotkut ovat vaan aina hiljaa”. Voi olla, että he miettivät kuumeisesti, ja keksivät ratkaisun asiaa hetken pohdittuaan. Tai voi olla, että kulttuuri on muodostunut ajan saatossa sellaiseksi, että vain harva saa puheenvuoron ja harva saa vaikuttaa. Jolloin ei ole minkäänlaista motiivia jäänyt enää edes yrittää.
Tiedostetaan tämä: ei pitkiä monologeja, jotka johtavat joko porukan lamaantumiseen tai keskeyttämisiin. Pyritään aitoon vuorovaikutukseen, dialogiin, jossa vuoro vaihtuu ja opimme toisiltamme paljon enemmän!
terveisin Sanna